Algemene Voorwaarden Flax: House of AI (van toepassing op booking.theflax.be)
Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en prestaties aangeboden door vzw Hogeschool VIVES Zuid, met zetel te Doorniksesteenweg 145, 8500 Kortrijk en ondernemingsnummer 0455.922.071, onder de naam “Flax”, en hieronder verder aangeduid als “Flax”.
Flax biedt onder meer (doch niet limitatief) de volgende diensten aan:
- Begeleid bezoek aan House of AI, Flax.
- Workshops, keynotes en andere geleide sessies rond artificiële intelligentie, zowel voor groepen als voor individuele inschrijvingen.
- Mobiele opstellingen op een evenement.
Deze activiteiten worden in deze algemene voorwaarden gezamenlijk aangeduid als: “Flaxactiviteiten”.
Een overzicht van alle Flax-activiteiten is terug te vinden op https://theflax.be.
De overeenkomst met Flax
Door verzending van het ingevulde inschrijvingsformulier verklaar je kennis genomen te hebben van de algemene voorwaarden en verklaar je je er volledig en onherroepelijk mee akkoord.
Deze algemene voorwaarden en het inschrijvingsformulier vormen de gehele overeenkomst tussen Flax en de deelnemer. Wijzigingen en/of aanvullingen zijn slechts schriftelijk en na onderling akkoord mogelijk.
Inschrijving en reservatie
Inschrijvingen en reservaties voor een Flax-activiteit gebeuren online via de boekingstool booking.theflax.be of via het daarvoor bestemde reservatiekanaal. Zowel individuele als groepsinschrijvingen zijn mogelijk, afhankelijk van het type Flaxactiviteit.
Je bent zelf verantwoordelijk voor het correct doorgeven van alle gegevens, waaronder de juiste facturatiegegevens, de correcte groepsgrootte, contactinformatie en eventuele specifieke vereisten voor de activiteit.
Flax behoudt zich het recht voor om een inschrijving of reservatie te weigeren in geval van (een eerdere) wanbetaling, (een eerdere) laattijdige betaling, vermoedelijke of actuele veiligheidsrisico’s, of het niet naleven van deze algemene voorwaarden.
Een inschrijving of reservatie van een Flax-activiteit is pas definitief wanneer Flax de betaling voor de Flax-activiteit heeft ontvangen. Je ontvangt hiervan een bericht via e-mail.
Inschrijvingsgeld en betaling
Het inschrijvingsgeld omvat de kosten die specifiek verbonden zijn aan de Flaxactiviteit. Het inschrijvingsgeld per Flax-activiteit is terug te vinden op de website: https://theflax.be.
De betaling gebeurt bij de inschrijving. Hiervoor moeten de betaalinstructies zoals vermeld in de boekingstool of bevestigingsmail gevolgd worden.
De inschrijving is pas definitief na ontvangst van de betaling van de deelnemer.
Na het betalen van de inschrijvingskost wordt er automatisch een factuur toegestuurd. Deze factuur wordt opgemaakt met de gegevens die door de inschrijver/deelnemer zelf ingevoerd worden. In de inschrijftool is er plaats voor BTW-ondernemingsnummer, facturatieadres en extra mededeling. Er kunnen achteraf geen aangepaste facturen opgemaakt worden.
Annulatie
Annulatie door de deelnemer
Annulaties dienen steeds schriftelijk te gebeuren op het e-mailadres bo*****@*****ax.be of in**@*****ax.be, met vermelding van een reden. Telefonische annuleringen worden niet aanvaard.
Een annulatie is pas geldig wanneer dit bevestigd wordt door Flax. Je ontvangt van Flax een bevestiging van annulatie met vermelding van het eventueel terug te ontvangen saldo.
Tijdstip annulatie
| Tijdstip annulatie | Terugbetaling | Opmerking/kost |
|---|---|---|
| Meer dan 3 weken voor aanvang | 100% terugbetaling | |
| Tussen 3 weken en 1 week voor aanvang | 70% terugbetaling | 30% administratieve kost |
| Vanaf 7 kalenderdagen voor aanvang | Geen terugbetaling |
Annulatie door Flax
Indien Flax een activiteit annuleert kan de deelnemer kiezen voor een 100% terugbetaling of een alternatieve activiteit.
Het afgelasten van een Flax-activiteit doet geen recht op schadevergoeding ontstaan in hoofde van de deelnemer.
Overmacht
Bij annulatie wegens overmacht in hoofde van Flax (waaronder o.a. pandemieën, oorlogssituaties, natuurrampen, overheidsmaatregelen) is geen terugbetaling verschuldigd en kan evenmin een schadevergoeding geëist worden.
Wijzigingen en organisatorische omstandigheden
Indien een begeleider of spreker onverwacht niet beschikbaar is of indien er zich organisatorische omstandigheden voordoen die geen overmacht uitmaken, zal Flax zich inspannen om een alternatief te voorzien (vervangbegeleider of -spreker, nieuwe datum of aangepaste formule). In voorkomend geval is terugbetaling niet gegarandeerd.
Deelnemersgedrag en veiligheid
De deelnemer dient alle veiligheidsvoorschriften en instructies van het Flaxteam strikt op te volgen. Bij onveilig gedrag kan een deelnemer worden uitgesloten zonder recht op terugbetaling of schadevergoeding.
Bijzondere voorwaarden voor de mobiele opstellingen
De mobiele opstelling wordt geplaatst en opgehaald door Flax op de afgesproken datum, uur en locatie. De mobiele opstelling mag, eens geplaatst, niet meer gewijzigd of verplaatst worden.
De deelnemer is aansprakelijk voor alle schade aan de mobiele opstelling, al dan niet toegebracht door derden, die niet als normale slijtage kan worden beschouwd. De eventuele herstellingskosten zullen afzonderlijk worden doorgerekend. Het is in geen geval toegelaten voor de deelnemer om enige schade zelf te (proberen) herstellen.
Indien Flax schade vaststelt aan de mobiele opstelling bij de ophaling ervan, wordt dit vermeld op een afzonderlijk document dat wordt ondertekend door beide partijen.
Aansprakelijkheid Flax
De aansprakelijkheid van Flax tijdens de Flax-activiteit blijft beperkt tot het bedrag dat effectief wordt uitgekeerd onder haar burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering. Flax kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor enige indirecte of gevolgschade.
Eventuele schade veroorzaakt tijdens de Flax-activiteit door nalatigheid van de deelnemer wordt doorgerekend aan de verantwoordelijke deelnemer.
Flax kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor diefstal, verlies en/of schade aan door deelnemers meegebrachte persoonlijke voorwerpen, en kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.
Flax is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen tijdens de verplaatsing naar of van de activiteit, noch voor ongevallen op parking.
Intellectuele eigendom
Alle inhoud, materialen en concepten die gebruikt, getoond of aangeboden worden binnen Flaxactiviteiten zijn en blijven exclusieve eigendom van Flax/VIVES. Dit omvat onder meer, maar niet uitsluitend: lesmateriaal, presentaties, ontwerpen, foto- en videocontent, methodieken, installaties, opstellingen, interactieve elementen, fysieke materialen en alle creatieve, technische of educatieve content die deel uitmaakt van Flax.
Niets van deze materialen mag worden gekopieerd, gereproduceerd, gefilmd, gefotografeerd, publiek gemaakt of op enige wijze verspreid zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Flax/VIVES.
Het gebruik van en deelname aan Flaxactiviteiten houdt geen enkele overdracht van intellectuele eigendomsrechten in.
Privacy
Voor informatie over hoe Flax persoonsgegevens verwerkt kan je onze privacyverklaring nalezen: https://www.vives.be/nl/over-vives/privacyverklaring .
Flax mag tijdens de sessies foto’s of videobeelden maken van de activiteiten en de deelnemers. Die foto’s en video’s kunnen gebruikt worden voor de website, sociale media, de brochure en andere marketingdoeleinden. Indien je liever niet wenst dat een foto van jou hiervoor wordt gebruikt, dien je dat bij het online inschrijven aan te duiden.
De persoonlijke gegevens van de deelnemers komen terecht in de database van Flax. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor interne werking. Indien je de gegevens graag verwijderd ziet na afloop van de Flax-activiteit, kan je dat altijd melden per e-mail aan Flax.
Klachten
Eventuele klachten betreffende de dienstverlening door Flax moeten worden meegedeeld binnen de acht (8) kalenderdagen te rekenen vanaf het voorval waarop de klacht betrekking heeft. Deze klachten kunnen enkel schriftelijk worden gemeld via e-mail op in**@*****ax.be en dienen omstandig te worden gemotiveerd. Bij overschrijding van deze periode wordt de klacht geacht niet te bestaan en zal Flax op geen enkele manier aansprakelijk kunnen worden gesteld.
Eventuele klachten betreffende de verleende diensten door Flax kunnen niet als voorwendsel worden aangewend om betaling van inschrijvingsgelden op te schorten of te vertragen.
Toepasselijk recht/geschillen
Het Belgisch recht is van toepassing op de overeenkomst tussen partijen. Alle geschillen betreffende de overeenkomst, die niet op een minnelijke wijze kunnen worden opgelost, kunnen na de kennisgeving van het geschil door de ene partij aan de andere partij, voor de bevoegde rechtbanken van het arrondissement West-Vlaanderen worden gebracht.
