Privacyverklaring Flax: House of AI (www.theflax.be)
1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Verwerkingsverantwoordelijke
Hogeschool VIVES (projectwerking: Flax: House of AI)
Doorniksesteenweg 145, 8500 Kortrijk, België
E-mail: in**@*****ax.be
Tel.: +32 56 26 41 60
Functionaris voor Gegevensbescherming (FG/DPO)
Contact: pr*****@***es.be
2. Op wie is deze verklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring geldt wanneer je:
- de Website bezoekt,
- een activiteit boekt of je inschrijft (vorming, keynote, workshop, infosessie, event),
- contact met ons opneemt (via formulier of e-mail),
- feedback geeft, of
- opduikt op foto’s die tijdens Flax-activiteiten worden gemaakt (ja, ook jij, met die bril die “main character energy” uitstraalt).
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Afhankelijk van wat je doet op de Website, kunnen we de volgende gegevens verwerken:
3.1. Gegevens die jij zelf invult
- Identificatie- en contactgegevens (bijv. naam, e-mailadres, organisatie, telefoonnummer)
- Inschrijvings- of boekingsgegevens (bijv. gekozen sessie, datum, eventuele praktische info die je meegeeft)
- Inhoud van je bericht (bij contact of vragen)
- Feedback of evaluaties (als je die vrijwillig invult)
3.2. Gegevens die automatisch worden verzameld
- Technische gegevens (bijv. IP-adres, browsertype, toestelgegevens, logs)
- Cookie- en trackinggegevens
3.3. Beeldmateriaal (foto’s, eventueel video)
- Beelden waarop je herkenbaar bent, gemaakt tijdens een bezoek, keynote of workshop
4. Waarom verwerken we jouw gegevens (en op welke rechtsgrond)?
We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer we daar een duidelijke reden en rechtsgrond voor hebben.
4.1 Doeleinden
We gebruiken jouw gegevens voor:
- Boekingen en inschrijvingen beheren
(Planning, praktische organisatie, communicatie over je deelname) - Contactvragen behandelen
Ons contactformulier gebruikt jouw gekozen doelgroep of onderwerp om je vraag intern bij de juiste collega’s te krijgen (sneller antwoord, minder digitale pingpong). - Administratie en opvolging
Aanwezigheidslijsten, logistiek, rapportering, interne opvolging. - Websitebeveiliging en misbruikpreventie
Denk aan fraudepreventie, spamdetectie en het veilig houden van de Website. - Website-analyse en verbetering
Via analytics en gelijkaardige technieken. - Promotie en communicatie (beeldmateriaal)
Foto’s van events (Website, sociale media, sfeercommunicatie).
5. Delen we gegevens met derden?
In principe delen we jouw persoonsgegevens niet “zomaar”. Soms kan het wel nodig zijn, bijvoorbeeld omdat we diensten uitbesteden (hosting, e-mail, IT-ondersteuning, websitecomponenten, analyse, event-registratie). In dat geval werken we met verwerkers die in onze opdracht handelen. We kunnen jouw gegevens ook delen als dat wettelijk verplicht is (bijv. op vraag van bevoegde autoriteiten).
6. Foto’s en beeldmateriaal tijdens events
Tijdens bezoeken, keynotes en workshops kunnen foto’s (en soms video) gemaakt worden voor promotionele en communicatieve doeleinden (Website, sociale media, interne verslaggeving, aftermovie-achtige content, zolang het relevant blijft).
We doen dit met respect voor:
- transparantie (we communiceren dit zoveel mogelijk ter plaatse, bij inschrijving of via signage),
- minimale impact (we vermijden onnodig close-ups in “ik-was-net-aan-het-knipperen” moment),
- en jouw rechten.
Bezwaar of voorkeuren?
Geen probleem. Je kan:
- ter plekke aangeven dat je niet gefotografeerd wil worden,
- of achteraf vragen om een foto te verwijderen (zie punt 10).
We bekijken dit snel en redelijk, binnen de grenzen van wat haalbaar is.
7. Cookies en gelijkaardige technologieën
Onze Website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken (bijv. voor basisfunctionaliteit en beveiliging, analytics of marketing, …).
8. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.
9. Jouw rechten (en hoe je ze uitoefent)
Je hebt, afhankelijk van de verwerking, de volgende rechten:
- inzage (weten welke gegevens we hebben),
- rectificatie (fouten laten verbeteren),
- wissing (in bepaalde gevallen),
- beperking van verwerking,
- bezwaar (bijv. tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang),
Je kan je rechten uitoefenen door contact op te nemen met: in**@*****ax.be
10. Klachten
Ben je niet tevreden met hoe we omgaan met jouw gegevens, dan horen we dat graag eerst zelf (dan kunnen we het meestal oplossen).
11. Links naar andere websites
Onze Website kan links bevatten naar websites van derden. Deze privacyverklaring geldt niet voor die externe websites. We raden aan om hun privacyverklaringen te lezen (saai, maar soms verrassend verhelderend).
12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze Website of dienstverlening wijzigt, of wanneer de wetgeving evolueert. De nieuwste versie staat altijd op de Website, met datum van update.
